В связи с объявленной Всемирной организацией здравоохранения пандемией COVID-19 все большее число компаний по всему миру принимают решение о переводе своих сотрудников на удаленный формат работы. Благодаря современным технологиям, скоростному интернету и передовому программному обеспечению этот переход в большинстве случаев можно произвести с минимальными потерями в эффективности выполнения задач. Какие же приложения и сервисы нужны в первую очередь для «удаленки»?
Безопасность и VPN
Одной из важнейших задач при организации работы из дома ваших сотрудников является обеспечение им доступа ко всей необходимой информации и сервисам компании, но сделать это так, чтобы данные оставались в безопасности и ни в коем случае не попали в руки злоумышленников. Для этого лучше всего воспользоваться стандартом VPN-соединения и такими клиентами для этого как OpenVPN или же Cisco OpenConnect. Также нелишним будет использование протокола HTTPS и установка авторизации на ключевые ресурсы фирмы.
G Suite – все в одном
Google давно уже придумал и разработал систему для удаленной работы и планирования, в которой есть необходимый минимум инструментов, позволяющих решать задачи различного уровня сложности. Всем прекрасно известна почта Gmail, облачное хранилище файлов Google Диск, Google Документы и Таблицы. Многие пользуются сервисом Hangouts, предоставляющий возможности как вести корпоративную переписку в общем чате, так и устраивать видеоконференции для всех сотрудников компании (до 250 человек – если у вас подключен расширенный тариф). Календарь позволит составить удобное и доступное всем подключенным участникам расписание и даже будет в автоматическом режиме рассылать им по почте приглашения на запланированные совещания. А Формы помогут собирать данные различного характера в формате прямого опроса. Например, о том, как ваши сотрудники относятся к возможности работать из дома в период карантина.
Общение и связь
Невероятно важно при организации удаленного офиса поддерживать оптимальный по объемам и средствам уровень коммуникаций со всей командой. Для этого и существуют корпоративные чаты, текстовые и голосовые, а также встречи и совещания в видеоформате. И если личные переговоры можно провести один на один в Skype, то для групповых звонков предпочтительнее использовать более узкоспециализированные сервисы. Такие, например, как Discord, который, кстати, изначально задумывался как войсчат для геймеров. Но на сегодняшний день им активно пользуются многие разработчики и интернет-компании. Discord позволяет проводить видео- и аудиоконференции в формате отдельных комнат для различных подразделений или команд, поддерживает возможность отправлять личные сообщения и оперативно обсуждать вопросы в приватных голосовых каналах. Ну а для тех, кому необходимо взаимодействовать по рабочим вопросам с сотнями и тысячами людей – существует GoToMeeting, который на премиуме способен поддерживать конференц-звонки до 3000 пользователей.
Планирование и ведение задач
Вести персональные доски с планами и чек-листами, составлять списки дел на день, неделю и месяц, просто делать личные заметки очень удобно через простой в освоении сервис Trello. Но для управления командными проектами понадобится инструмент с расширенным функционалом и возможностями. Например, Kaiten, позиционирующий себя как kanban-сервис, но успешно применяемый также и в командах типа scrum. Все рабочие процессы визуализируются, а также кастомно настраиваются уведомления и маркеры по задачам для комфортного взаимодействие между различными подразделениями компании. У Kaiten множество функций, облегчающих контроль выполнения задач, поддерживается сбор статистических данных и аналитика по проектам и есть возможность настройки интеграции с сервисами для разработчиков.
Работа в команде
Раз уж не получается из-за карантина всем вместе собраться и накидать при помощи разноцветных маркеров, стикеров и магнитов свои мысли и планы по поводу текущего проект в рамках коллективного брэйншторма, то придется воспользоваться системами удаленной работы в онлайн-среде. Такими, например, как Miro или FunRetro – многопользовательские сервисы для обсуждения идей путем набрасывания на экранную «доску» как текстовых заметок, так и визуальных документов (рисунков, схем, картинок). Если нужно быстро создать и поделиться с командой свимлэйном, то на помощь придет бесплатный сервис IdeaBoardz. А PlanITPoker с успехом заменит бумажные карты для покер-планирования в рамках управления проектами по гибким методикам оценок сложности и распределения задач.